Як організувати свій час, щоб нарешті ви зітхнули з полегшенням

Ми допоможемо вам зорієнтуватися в хаосі та проведемо вас через практичні кроки, щоб організувати свій час і правильно спланувати свій день. Щоб увечері можна було спокійно зітхнути і подбати про себе.

Як вийти з кола невстигання та організувати свій час

Якщо ви потонули в завданнях, то спочатку вам потрібно буде виплутатися з ситуації – отримати загальний огляд усього, що відбувається, викинути це з голови і вирішити елементарну організацію часу. Ви побачите, що одразу відчуєте невелике полегшення. Ми зробимо це в чотири кроки.

1. Позначте всі завдання та обов’язки

Почніть з роботи та навчання. Запишіть усі завдання, які є у вашій адженді, усі проєкти, які вас чекають, а також регулярну рутину. Це може бути написання щомісячних звітів, регулярні зустрічі тощо. Вам потрібно отримати найбільш повний огляд.

Зробіть те ж саме з особистими завданнями. Запишіть свої поточні зобов’язання, від запису до стоматолога до покупки подарунка на майбутній день народження. Все, що тримаєте в голові. Якщо ви регулярно маєте складніші домашні завдання (наприклад, прибирати в саду), запишіть їх також на папері.

2. Розставте пріоритети

Ви можете бути шоковані тим, наскільки довгий ваш список. Але не хвилюйтеся, ми будемо скорочувати його поступово.

Ми часто відчуваємо себе пригніченими, тому що не зосереджуємося на тому, що дійсно важливо. Коли наближається дедлайн, зʼявляється стрес. Тому ми маємо розставити пріоритети завдань. Чудовим інструментом є принцип Ейзенхауера. За його словами, ви розподіляєте завдання на чотири категорії за їх важливістю та терміновістю.

Не можете вирішити, що важливо? Спробуйте скористатися принципом Парето. Згідно з цим принципом, 20% зусиль (в тайм-менеджменті) приносять нам 80% вигоди (доходу). Шукайте види діяльності, які найбільше впливають на ваш прибуток.

3. Видаляйте, делегуйте або просіть про допомогу

Згодом настає час позбутися неважливих справ. Або делегуючи їх, або просто не виконуючи. Ви дійсно не повинні робити все самостійно. Ви можете делегувати роботу комусь із команди, найняти стороннього працівника або звернутися до свого керівництва зі списком справ і попросити їх разом визначити пріоритети.

Перш ніж вирішити найбільш складні задачі, як щодо того, щоб запросити людину для належного прибирання дому чи вирішити питання про домовлений недільний обід, запросивши сім’ю до ресторану? Ви обов’язково знайдете багато завдань, які вам не доведеться виконувати самостійно. Це варте душевного спокою.

4. Розбивайте великі завдання на менші частини

Вам знайоме те відчуття, коли перед вами стоїть велике завдання, але ви постійно відкладаєте його, бо не знаєте, з чого почати?

Тому всі великі завдання (проєкти) потрібно розбивати на менші частини. Такі, які займають лише кілька хвилин. Наприклад, ви можете розділити підготовку презентації на дослідження інформації, підготовку плану, створення слайдів, покращення дизайну тощо. Вам не обов’язково робити все одразу. Розділивши завдання, ви можете просувати їх крок за кроком, навіть якщо у вас залишилося на них лише п’ятнадцять хвилин.

Як спланувати свій день, щоб зробити максимум

Ви вже знаєте, що на вас чекає. Наступний крок – правильно спланувати завдання. Використовуйте щоденник або одну з програм для управління часом, тримати завдання в голові не завжди зручно. Ви відчуєте полегшення.

Плануйте принаймні щотижня, чи щомісяця. Тоді ви уникните ситуацій, коли ви щось пообіцяли комусь, але у вас дедлайн для місячного звіту, наприклад, і плани будуть зруйновані. Отже:

1. По-перше, запишіть усі регулярно повторювані завдання в певні дні. Хоча б на місяць вперед.
2. Ставте собі лише одне складне завдання щодня. Таким чином ви не почуватиметеся перевтомленими і будете краще зосереджуватись.
3. Щодня додавайте кілька менших, менш складних завдань. Спробуйте згрупувати подібні завдання. Якщо ви налаштуєтеся на один вид роботи, ви будете краще працювати навмання. Можна поділити їх, наприклад, на аналітичні та творчі.
4. Встановіть ліміт часу для кожного завдання. Той, за який ви дійсно можете впоратись. Це допоможе вам дотримуватися плану і не перескакувати з одного завдання на інше.
5. Не заповнюйте свій щоденний графік до краю. Завжди залишайте час на несподівані ситуації.
6. Також залишайте час для регулярних перерв. Кілька хвилин розтяжки, невеликої прогулянки або медитації окупляться багаторазово.

Визначте, де ви витрачаєте свій час марно.

Часто ми навіть не усвідомлюємо цього, а вдень тікаємо в несуттєві справи. Для більшості з нас соціальні медіа — це велика трата часу. Але це також можуть бути непотрібні зустрічі або будь-яка інша форма прокрастинації. Спробуйте записати всі свої дії протягом кількох днів і подивіться, де ви можете «виграти» додатковий час. Тоді у вас буде більше вільного часу ввечері, і ви зможете нарешті зустрітися з друзями або дочитати книгу, яка лежить у вас на столі.

Методи управління часом, які підвищують продуктивність

У нас є розклад, тому зараз ми розглянемо конкретні методи управління часом, які допоможуть його дотримуватися.

• Спершу виконайте найважливіше завдання дня (спочатку з’їжте жабу) – вранці ми краще зосереджуємось. Виконавши найважливіше завдання до обіду, ви збережете позитивний настрій на решту дня, а робота буде проходити легше. 
• Ставте собі дедлайни – навіть для завдань, для яких немає чіткого дедлайну. Це створить відчуття терміновості та допоможе вам зосередитися та залишатися мотивованими.
• Спробуйте техніку помодоро – це означає, що ви працюєте зосереджено протягом 25 хвилин поспіль, а потім робите 5-хвилинну перерву. Це допоможе не тікати від роботи.
• Замість того, щоб виконувати кілька завдань одночасно, виконуйте одну задачу – дослідження показали, що багатозадачність викликає стрес у мозку та знижує якість нашої роботи. Тому закривайте всі непотрібні вікна в браузері та зосереджуйтесь лише на одній діяльності за раз.
• Виділіть кілька годин для зосередженої роботи – тоді вам легше буде виконувати складні завдання. Знайдіть тихий куточок, вимкніть усі сповіщення та присвятіть кілька годин поглибленій роботі. Потім зробіть перерву і сміливо винагородіть себе якось.
• Встановіть межі – це означає, наприклад, сказати «НІ», коли «ТАК» означало б піти проти себе. Або не брати на себе занадто багато, щоб задовольнити інших. Це теж тайм-менеджмент.

Зараз це може здатися не так, але вихід завжди є. Не будьте надто суворими до себе. Потрібен час, щоб звикнути до структурованої роботи та виховати дисципліну. Починайте поступово і відзначайте кожен прогрес.

Управління часом, баланс між роботою та особистим життям і прокрастинація також є чудовими темами для терапії. Жодна проблема не є «незначною». Експерт допоможе вам розібратися в думках, розставити пріоритети, знайти мотивацію і, головне, вихід із хаосу. У Hedepy ми пропонуємо терапію онлайн, і ви можете вибрати з понад 60 сертифікованих терапевтів.